CUADRO DE MANDOS EN VENTAS. 5 errores
27 de mayo de 2021
Florián de Benito
Florián de Benito©

Cuando hablo de Cuadros de Mando pienso en la cabina de mando de un avión con el piloto sentado en su asiento frente a un panel lleno de botones, luces, palancas, indicadores, etc. Y con el ventanal enfrente pudiendo ver el horizonte, siempre y cuando las nubes lo permitan.

Y los cuernos del piloto, qué importantes (te lo cuento en uno de los errores).

El Jefe de Ventas necesita un cuadro de mando de ventas donde controla su negocio. Tener monitoreado aquello esencial y relevante, para poder tomar decisiones mientras vuela.

¿Para qué necesito un Cuadro de Mandos en Ventas?

  • Para controlar los resultados de la actividad comercial (facturación, clientes, comerciales, etc.)
  • Para anticiparte a situaciones inesperadas.
  • Para poder tomar decisiones en cualquier momento.
  • Para identificar el progreso de objetivos.
  • Para proyectar a futuro: previsión de ventas, control de presupuestos
  • Para crear una rutina productiva de trabajo.

En este post te comentaré los errores a los que me he enfrentado a la hora de diseñar un cuadro de mando, en posteriores me centraré en el diseño del cuadro de mando en sí.

Al hablar de “diseño” hago referencia a escoger aquellos kpi’s, ratios o parámetros que defino y elijo para tener un control del proceso de ventas con mis clientes.

Errores a la hora de diseñar un cuadro de mandos.

Estos son los cinco errores que he cometido a la hora de diseñar un cuadro de mando

Primer error: Me disperso

Liarme a poner parámetros, KPIs, valores por aquí y por allí. Hay muchos parámetros muy importantes, pero se trata de visualizar de forma rápida cómo transcurre mi negocio, por lo que me gusta hacer algo que siempre busco: SIMPLIFICAR.

¿Cómo simplifico?

Busco parámetros que estén en función de otros y los pongo en segundo plano, es decir, fuera de tu cuadro de mando, pero accesibles si en algún momento lo necesitaras.

Te pongo un ejemplo.

Tengo 5 zonas geográficas y una media de 20 comerciales por zona. En el cuadro de mando, pongo un parámetro Ventas por Zonas. En cada zona, tengo provincias o distritos. Y dentro de esas provincias o distritos, tengo los comerciales. Bien, no conviene poner en el cuadro de mando tanto dato. Dejo simplemente la zona en el cuadro de mando y si veo algo anómalo, ya buscaré más información.

También simplifico si quito parámetros que son relativos a otros. Por ejemplo La tasa de fuga de clientes y la tasa de retención. Me dan la misma información. Dejo uno sólo.

Segundo error: sólo números

Ceñirme únicamente a datos contables o cifras de ventas o visitas. ¿Tengo algún proyecto que presentar? ¿Tengo que realizar algún plan?, El Plan Estratégico requiere una reorganización estructural comercial, ¿Cómo lo llevo? ¿Existen objetivos interdepartamentales?

Es decir, Tareas importantes que cumplan un papel importante. Informes, presentaciones importantes, formaciones, etc.

No olvido añadirlo.

Tercer error: La Base de Datos

Confirmo que los datos que me dé el sistema estén bien. Sean correctos y sepa interpretar lo que dice el sistema (ERP, CRM, BI…).

No puedo excusarme en que el sistema no da bien los datos. Si así fuese, tengo que implementar lo antes posible un plan de corrección y crear un grupo en el cual implicar a todas las partes que participan.

Yo soy el que pide los datos que necesita para diseñar el cuadro de mando. Y el responsable de IT, o del ERP, me dará lo que yo le pida. Algunos hay que saberlos interpretar, como ya veremos.

Cuarto error: Los objetivos

Otro error es no tener alineados los parámetros con los objetivos marcados por la Organización o por el departamento. Pero no sólo los objetivos, sino el porcentaje de consecución. Esto implica saber medir la evolución de los datos.

Quinto error: No ponerle los cuernos al piloto

El avión necesita de un piloto, pero también de un copiloto. Cada uno tiene su función. Pero hay una muy importante. El copiloto puede hacer de piloto. Y para ello necesita tener los mismos controles que el piloto.

El piloto tiene un “volante” y el copiloto otro. Se llaman cuernos.

Estos cuernos van unidos. Tienen una unión mecánica. Cuando se mueve uno se mueve otro de la misma forma.

Mi cuadro de mandos tiene que saber interpretarlo otra persona. Por eso intento que sea claro e intuitivo. Y eso es muy fácil conseguirlo. Se lo enseño a mis compañeros. Y compruebo que entienden lo mismo que yo.

En el próximo artículo te comento cómo lo diseño.

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